Privacyverklaring

Versie 1.0 — 26 maart 2026

1. Wie zijn wij

Ring AI is een dienst van Woon IoT BV (statutair: Viertron Install B.V.), gevestigd te Achterzeedijk 57-40, 2992SB Barendrecht. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Accountgegevens (Klant)

Wanneer u een Ring AI-account aanmaakt, verwerken wij:

  • Bedrijfsnaam
  • Contactpersoon (naam)
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen, nooit in platte tekst)
  • Gekozen abonnement en facturatiegegevens

2.2 Gesprekgegevens (Bellers)

Wanneer de AI-telefonist een gesprek voert namens de Klant, verwerken wij:

  • Telefoonnummer van de beller (via nummerherkenning)
  • Gespreksduur
  • Door AI gegenereerde transcriptie van het gesprek
  • Door AI gegenereerde samenvatting van het gesprek
  • Eventueel door de beller opgegeven naam of contactgegevens
Belangrijk Ring AI neemt gesprekken niet op als audiobestand. Er wordt uitsluitend een teksttranscriptie en samenvatting gegenereerd.

2.3 Technische gegevens

Bij het gebruik van de website en het dashboard verwerken wij:

  • IP-adres
  • Browsertype en -versie
  • Datum en tijdstip van toegang
  • Bezochte pagina's

2.4 Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via Stripe. Wij slaan geen creditcard- of bankrekeningnummers op. Stripe ontvangt en verwerkt uw betaalgegevens als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Zie het privacybeleid van Stripe.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, met de bijbehorende wettelijke grondslag uit de AVG:

Doeleinde Grondslag (AVG)
Aanmaken en beheren van uw account Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Leveren van de AI-telefonist dienst Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Verwerken van gesprekgegevens Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Versturen van notificaties en samenvattingen Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Facturatie en betalingsverwerking Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Klantenservice en ondersteuning Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Beveiliging en fraudepreventie Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Verbetering van de dienst en AI-kwaliteit Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. fiscaal) Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

Gegevenstype Bewaartermijn
Accountgegevens Tot 30 dagen na definitieve verwijdering van het account
Gesprekgegevens (transcripties, samenvattingen) 90 dagen na het gesprek
Technische logbestanden 30 dagen
Facturatiegegevens 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

5. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden die noodzakelijk zijn voor het leveren van de Dienst. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

Partij Land Doel Gegevens
OpenAI Verenigde Staten AI-spraakverwerking en genereren van transcripties en antwoorden Gespreksinhoud (audio-naar-tekst), bedrijfsinformatie van de Klant
Voys / VoIPGRID Nederland SIP-telefonie en gespreksroutering Telefoonnummer beller, gespreksmetadata
Stripe Verenigde Staten Betalingsverwerking Naam, emailadres, betaalgegevens
Migadu Zwitserland Verzenden van notificatie-emails Emailadres, naam, gespreksamenvatting
Cloudflare Verenigde Staten CDN, SSL-beveiliging, DDoS-bescherming IP-adres, technische verkeersgegevens

6. Doorgifte buiten de EU/EER

Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften treffen wij passende waarborgen:

  • OpenAI — Verwerking op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) conform het besluit van de Europese Commissie. OpenAI verwerkt gespreksdata onder de API-voorwaarden, waarbij data niet wordt gebruikt voor het trainen van modellen.
  • Stripe — Verwerking op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) en het EU-US Data Privacy Framework.
  • Cloudflare — Verwerking op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) en het EU-US Data Privacy Framework.
  • Migadu — Gevestigd in Zwitserland, dat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie heeft.

U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik, waaronder:

  • Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor alle communicatie
  • Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (nooit in platte tekst)
  • Toegangscontrole op basis van rollen en minimale rechten
  • Regelmatige beveiligingsupdates van systemen en software
  • Hosting op beveiligde servers in Europa (Hetzner, Duitsland)
  • DDoS-bescherming via Cloudflare
  • Authenticatie via JWT-tokens met beperkte geldigheidsduur

8. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage (art. 15 AVG) — U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Recht op verwijdering (art. 17 AVG) — U kunt verzoeken uw gegevens te wissen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben deze te bewaren.
  • Recht op beperking (art. 18 AVG) — U kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
  • Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG) — U kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
  • Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
  • Recht om toestemming in te trekken — Indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@ringai.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Voor uw bescherming kunnen wij u vragen uw identiteit te verifieren.

Klacht indienen Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies

Ring AI maakt minimaal gebruik van cookies. Wij plaatsen uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst. Wij gebruiken geen tracking-, analytics- of marketingcookies. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

10. Onze rol: verantwoordelijke en verwerker

De verhouding tussen Ring AI en de Klant met betrekking tot persoonsgegevens is als volgt:

  • Verwerkingsverantwoordelijke — Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de accountgegevens van onze Klanten en voor de technische gegevens van websitebezoekers.
  • Verwerker — Wij treden op als verwerker voor de gegevens van Bellers die via de AI-telefonist worden verwerkt. De Klant is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. Hiervoor is een Verwerkersovereenkomst van toepassing.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden per email aan onze Klanten medegedeeld. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

12. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Woon IoT BV
t.a.v. Privacyzaken
Achterzeedijk 57-40
2992SB Barendrecht
Email: info@ringai.nl
Telefoon: 085 - 489 50 75