In het kort
Geen geluidsopnames
Ring AI neemt het gesprek niet op en bewaart geen geluid. Wat blijft, is de uitgeschreven tekst en een samenvatting.
Opslag in Duitsland
Verslagen en accountgegevens staan op onze eigen server bij Hetzner in Neurenberg.
Nederlandse telefonie
Uw nummers en het belverkeer lopen via Voys, een Nederlandse telecomaanbieder.
Na 90 dagen gewist
Transcripten en samenvattingen worden 90 dagen na het gesprek automatisch verwijderd.
Verwerkersovereenkomst standaard
Hoort bij elk abonnement, zonder aanvragen. Elke partij die wij inschakelen staat erin.
De beller weet dat het AI is
Elke Ring AI-telefonist stelt zich voor als AI-assistent, zoals de Europese AI-verordening vraagt.
Hoe lang wij wat bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Transcripten en samenvattingen van gesprekken | 90 dagen na het gesprek |
| Technische logbestanden | 30 dagen |
| Accountgegevens | 30 dagen na definitieve opzegging |
| Facturen | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
Wilt u eerder iets laten verwijderen, dan kan dat via gegevens verwijderen.
Welke partijen meekijken
Ring AI is zelf gebouwd, maar niet alles draait op onze eigen server. Dit zijn de partijen uit onze verwerkersovereenkomst die gegevens van u of uw bellers verwerken. Een nieuwe partij melden wij minimaal 14 dagen vooraf.
| Partij | Land | Wat | Waarborg |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Verenigde Staten | Spraak verstaan, antwoorden formuleren, uitschrijven en samenvatten | Standaardcontractbepalingen (SCC's) |
| Hetzner Online | Duitsland | Server en opslag | Binnen de EU |
| Voys (VoIPGRID) | Nederland | Telefonie en nummerherkenning | Binnen de EU |
| Migadu | Zwitserland | Versturen van gespreksverslagen per e-mail | Adequaatheidsbesluit Zwitserland |
| Cloudflare | Verenigde Staten | Beveiligde verbinding en bescherming tegen overbelasting van de website | SCC's en EU-US Data Privacy Framework |
| Meta (WhatsApp) | Ierland en VS | Alleen als u WhatsApp-berichten aanzet | SCC's |
| Stripe | Verenigde Staten | Betalingen van het abonnement | Eigen verantwoordelijkheid van Stripe |
Het geluid van het gesprek gaat dus naar de Verenigde Staten om de beller te verstaan. Dat zeggen wij er liever bij dan dat u het later zelf ontdekt. Volgens de voorwaarden van OpenAI voor zakelijk gebruik worden deze gegevens niet gebruikt om modellen te trainen, en wij hebben bij OpenAI verwerking binnen de EU aangevraagd.
Technische maatregelen
- Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS).
- Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen (bcrypt), nooit leesbaar.
- Toegang op basis van rollen en minimale rechten. Een balie-inlog ziet de berichten, niet de instellingen of facturen.
- Inloggen met tokens die na korte tijd verlopen.
- Toegang tot de servers wordt gelogd.
- Bescherming tegen overbelasting van de website via Cloudflare.
- Gespreksgegevens worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn.
Als er iets misgaat
Bij een datalek hoort u het binnen 48 uur na ontdekking, met wat er gebeurd is, wie het raakt en wat wij doen. Zo staat het in artikel 10 van de verwerkersovereenkomst. Vindt u zelf een zwakke plek, meld die dan via onze meldroute voor kwetsbaarheden.
Veelgestelde vragen
Worden gesprekken opgenomen?
Nee. Ring AI maakt geen geluidsopname. Tijdens het gesprek gaat het geluid naar OpenAI om de beller te verstaan; wij bewaren zelf alleen de uitgeschreven tekst en een samenvatting, 90 dagen lang, en wissen ze daarna automatisch.
Waar staan mijn gegevens?
Op onze eigen server bij Hetzner in Neurenberg, Duitsland. Het belverkeer loopt via Voys, een Nederlandse telecomaanbieder.
Gaat mijn gesprek naar de Verenigde Staten?
Het verstaan en formuleren gebeurt met taalmodellen van OpenAI in de Verenigde Staten, onder de standaardcontractbepalingen van de EU. Volgens de voorwaarden van OpenAI voor zakelijk gebruik worden die gegevens niet gebruikt om modellen te trainen. Wij hebben bij OpenAI verwerking binnen de EU aangevraagd.
Hebben jullie een ISO 27001- of NEN 7510-certificaat?
Nog niet. Wij werken volgens de maatregelen op deze pagina en in onze verwerkersovereenkomst, maar hebben geen externe certificering. Voor ziekenhuizen en andere organisaties die NEN 7510 verplicht stellen zijn wij daarom nu niet de juiste keuze.
Hoe snel hoor ik het bij een datalek?
Binnen 48 uur na ontdekking, zoals vastgelegd in artikel 10 van de verwerkersovereenkomst.
Vragen over privacy of beveiliging?
Mail ons op info@ringai.nl of bel 085 10 99 007. U krijgt iemand die het systeem zelf heeft gebouwd.
14 dagen gratis proberen